São utilizadas cores diferentes para realçar as políticas de auto-arquivo das editoras. Estas cores são um desenvolvimento das listagens do projeto original RoMEO e agora diferenciam quatro categorias de auto arquivo:

Cada editora está classificada de acordo com uma destas categorias de cores. A informação relativa a cada editora também lista as condições ou restrições impostas pelas mesmas.

O significado exato dos termos preprint e postprint pode variar. Para ver o seu significado consulte a página definições e termos frequentemente utilizados neste serviço.

Uma condição comum é a de que algumas editoras não permitem que os autores usem o PDF produzido pelo editora, mas permitem que o autor produza uma versão própria (com conteúdo igual ao do artigo publicado) para a depositar num repositório. Ver a listagem de editoras que permitem o uso do PDF final.

Esta base de dados é atualizada através de contribuições - pode sugerir atualizações através das ligações disponíveis nas páginas com o resultado das pesquisas efetuadas. Se uma editora não estiver listada na base de dados pode recomendar a sua inclusão.